Waarom een duidelijk reisbeleid belangrijker is dan ooit

Een goed reisbeleid moet zakenreizen eenvoudiger maken om te beheren, niet ingewikkelder.

Voor Maaike Hoogervorst is het uitgangspunt simpel: een reisbeleid moet duidelijk en praktisch zijn en aansluiten bij de doelstellingen van de organisatie. Dat betekent dat er verder wordt gekeken dan alleen de kosten en dat er rekening wordt gehouden met het welzijn van de reiziger, de zorgplicht, duurzaamheid en het doel van elke reis.

Balans tussen bedrijfsdoelstellingen en het welzijn van de reiziger

Elke organisatie heeft andere prioriteiten. Sommige richten zich sterk op kosten, terwijl andere meer nadruk leggen op duurzaamheid, het welzijn van de reiziger of operationele efficiëntie.

Maaike legt uit dat deze prioriteiten zorgvuldig moeten worden afgewogen. Een verre reis kan bijvoorbeeld goedkoper zijn in economy class, maar als een werknemer kort na aankomst een belangrijke vergadering of onderhandeling heeft, maken rust en productiviteit ook deel uit van de beslissing.

“Als mensen naar het Verre Oosten moeten reizen en onderhandelingen hebben bij aankomst, moet u ook nadenken over de vraag of ze voldoende rust hebben gehad en fris zijn wanneer ze daar aankomen.”

Hetzelfde geldt voor duurzaamheid. Een directe vlucht kan de duurzaamheidsdoelstellingen beter ondersteunen, maar kan ook duurder zijn. Een goed beleid moet daarom duidelijk maken welke prioriteiten het zwaarst wegen voor de organisatie en hoe reizigers deze in de praktijk moeten toepassen.

Houd de regels duidelijk

Een van de grootste uitdagingen die Maaike ziet, is onnodige complexiteit.

Te veel uitzonderingen kunnen een beleid al snel moeilijk navolgbaar maken. Wanneer reizigers niet zeker weten wat op hen van toepassing is, zijn ze eerder geneigd om hun eigen beslissingen te nemen of buiten het beleid om te boeken.

“Hoe duidelijker het is, hoe beter,” zegt Maaike.

Consistentie is evenzeer belangrijk. Als vergelijkbare reizigers in dezelfde situatie verschillende goedkeuringen krijgen, kan het beleid snel aan geloofwaardigheid verliezen. Dat geldt ook voor verschillende niveaus van anciënniteit.

Duidelijke regels, beperkte uitzonderingen en een consistente toepassing maken het voor reizigers gemakkelijker om te begrijpen wat er wordt verwacht.

Zorgplicht begint bij zichtbaarheid

Een reisbeleid speelt ook een belangrijke rol in de zorgplicht.

Weten waar reizigers zich bevinden is essentieel, vooral wanneer omstandigheden snel veranderen. Dat wordt moeilijker wanneer werknemers buiten de goedgekeurde reiskanalen om boeken.

Maaike benadrukt daarom het belang om boekingen binnen het reisprogramma van de organisatie te houden, of dat nu via een online boekingstool is of via een offline reisteam.

“Als mensen elders boeken, verliest u het zicht op waar ze zijn.”

Voor organisaties helpt die zichtbaarheid om reizigers te ondersteunen wanneer ze dat het hardst nodig hebben.

Vertaal beleid naar praktische keuzes

Een sterk beleid moet de bedrijfsdoelstellingen vertalen naar praktisch boekingsgedrag.

Voor kostenbeheersing kan dat betekenen dat reizigers worden aangemoedigd om eerder te boeken. Maaike wijst op het boeken van vluchten ten minste 21 dagen van tevoren als een belangrijke manier om toegang te krijgen tot lagere tarieven. Voorkeursluchtvaartmaatschappijen, hotels en autoverhuurpartners kunnen ook de commerciële overeenkomsten van de organisatie ondersteunen.

Voor duurzaamheid kan het beleid specifieker zijn. Sommige organisaties vereisen treinreizen binnen een bepaalde afstand, terwijl andere dagtochten beperken, premium cabines op kortere reizen aan banden leggen of reizigers aanmoedigen om meerdere afspraken in één reis te combineren.

Het belangrijkste onderdeel is duidelijkheid. Reizigers moeten begrijpen wat het bedrijf verwacht wanneer ze een boeking maken.

Gebruik data om het beleid te verbeteren

Voor Maaike is data essentieel.

“Ik denk dat data cruciaal zijn.”

Boekingsgegevens kunnen laten zien waar reizigers het beleid volgen, waar uitzonderingen optreden en waar het beleid mogelijk onnodige wrijving veroorzaakt.

Als bijvoorbeeld herhaaldelijk dezelfde redenen voor boekingen buiten het beleid verschijnen, kan dat erop wijzen dat vluchttijden niet aansluiten bij de behoeften van de reiziger, dat een andere optie praktischer is of dat het beleid zelf moet worden herzien.

Hetzelfde geldt voor boekingsgedrag. Als werknemers regelmatig een offline team gebruiken voor eenvoudige reizen die gemakkelijk online geboekt zouden kunnen worden, kunnen de gegevens helpen bepalen of ze ondersteuning nodig hebben bij de boekingstool of dat er een andere reden achter dat gedrag zit.

Zonder goede rapportage wordt het moeilijk om te meten of het beleid daadwerkelijk werkt.

Een reisbeleid moet evolueren

Een reisbeleid mag niet jarenlang ongewijzigd blijven.

Maaike beschrijft het als een levend document. Reispatronen veranderen, bedrijven betreden nieuwe markten, projecten creëren nieuwe bestemmingen en incidentele reizigers kunnen frequente reizigers worden.

“Als u over data van echt goede kwaliteit beschikt, kunt u zien wat er gebeurt en beslissen of er iets moet worden aangepast of beperkt.”

Dat kan betekenen dat er een kortetermijnaanpassing wordt gedaan vanwege veranderende omstandigheden, of dat het beleid wordt herzien wanneer de organisatie vaker naar een bepaalde bestemming begint te reizen.

Het beleid moet mee-evolueren met het bedrijf.

Houd het simpel

Maaike’s advies aan organisaties die hun reisbeleid willen verbeteren is helder.

“Houd het simpel. Maak het beleid gemakkelijk vindbaar, de regels duidelijk en zorg dat de juiste stakeholders betrokken zijn. HR, Finance, Commercial en Travel brengen allemaal verschillende perspectieven in, maar ze moeten op één lijn zitten rond dezelfde doelstellingen.”

En belangrijk: vergeet niet dat zakenreizen nog steeds om mensen gaan.

Reizigers zijn weg van huis en familie, en moeten vaak veeleisende schema’s beheren in onbekende omgevingen. Een goed beleid moet daarom zowel de organisatie als de reiziger ondersteunen.

Duidelijke regels, sterke data en regelmatige evaluatie maken dat mogelijk.